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OpenOffice / LibreOffice Base - Am Beispiel unserer relationalen Mitglieder-Datenbank

Datenbanken zählen auf Grund ihrer Komplexität nicht zu den leicht erlernbaren Programmen. Eine einfache Anwendung mit Datenbanktabelle, Abfrage, Eingabemaske und einem Bericht können mit sog. Assistenten verhältnismäßig leicht erstellt werden, größere Datenbankanwendungen stellen jedoch hohe Anforderungen an den Entwickler.

Wer mit Writer, Calc oder Impress arbeitet, wird kaum einen großen Unterschied zu den entsprechenden Microsoft Anwendungen feststellen, bei BASE ist das jedoch völlig anders. Im Gegensatz zu Base, kann Access auf eine 20 Jährige Entwicklungszeit aufbauen und war von Anfang an auf eine einfache Bedienung ausgelegt. Base wird wohl noch einige Zeit benötigen um in die Fußstapfen von Access treten zu können. Bis dahin wird der Entwickler von einer Base Datenbankanwendung wohl nicht um SQL und Basic herum kommen. Auch die Berichtsgeneratoren und das Einbinden von Makros sind in keiner Weise mit denen von Access vergleichbar.

Der Ersteller einer Datenbank Anwendung muss sich an den Benutzer anpassen - nicht umgekehrt

Ganz entscheidend ist dass der Benutzer die Datenbank intuitiv bedienen kann, dazu ist die Zusammenarbeit zwischen dem Entwickler und dem Bediener von entscheidender Bedeutung. Der Bediener muss jedoch auch die Grenzen und die Möglichkeiten die Base zur Verfügung stellt akzeptieren (z.B. der Wechsel von MS-Access auf OpenOffice-Base).

 

Die Mitglieder-Datenbank (Mitgliederverwaltung und Buchführung)

Dieses Eingabeformular basiert auf 4 Tabellen bzw. deren Abfragen. Im hellgelbe Bereich "Mitgliederverwaltung" werden die Daten des Haupt-Mitgliedes eingegeben. Im gelben Bereich "Familienmitglieder" wird das Hauptmitglied und die weiteren Mitglieder der Familie eingetragen, um später beim Ausdrucken einer Mitgliederliste auch alle Mitglieder darauf zu erfassen. Im ockerfarbenen Bereich "Kontoinhaber", werden die persönlichen Daten des Kontoinhabers erfasst, da dieser nicht zwangsläufig auch Mitglied sein muss (z.B. Ehepartner, Jugendlicher, Firma). Rechts davon werden im Bereich "Beitragsdaten" die Art der Beitragszahlung und sofern eine Lastschrift erteilt wurde, die Kontodaten erfasst. In der Tabelle darunter werden die jeweiligen Beitragsjahre aufgelistet.

 

Die Tabellen sind die Grundlagen jeder Datenbank, aus der die später erstellten Abfragen, Formulare und Berichte entstehen. Hier werden in unserer Mitglieder-Datenbank neue Mitglieder aufgenommen, über Makros andere Formulare geöffnet und Berichte ausgedruckt.

 

 

 

 

Die Tabellen - Grundlage aller Datenbanken

Bevor man mit der Erstellung einer Datenbank am PC beginnt, sollte man erst einmal die gesammelten Informationen die eine Datenbank enthalten und verwalten sollte zu Papier bringen. Hier sollte bereits die gedankliche Trennung bestimmter Datenfelder (z.B. Name und Anschrift von Mitgliedern und Familienmitgliedern) in verschiedenen Tabellen (einer Tabelle Mitglied und zweiten Tabelle Familienmitglieder) erfolgen. Denn nach dem Anlegen und Verknüpfen von Tabellen, deren Abfragen, Formulare, Berichte und Makros ist eine Veränderung in der Datenbankstrukur (z.B. ändern eines Tabellen- oder Feldnamen) nicht ganz unproblematisch.

  • Im unteren linken Screenshot sind die Tabellen unserer Mitgliederdatenbank aufgelistet,
  • im mittleren Sreenshot sieht man die Tabellenstrukur der Tabelle T2_Mtglied (frei von uns gewählter Tabellenname) mit seinen Feldnamen und Feldtyp.
  • Im rechten Screenshot können nach der Erstellung der Tabelle neue Datensätze (Mitglieder) hinzugefügt, Daten geändert oder Datensätz gelöscht werden.

 

 

Die Abfragen - Sortieren, Filtern und Berechnen

In den Tabellen werden immer wieder neue Datensätze (Mitglieder) eingegeben oder nicht mehr benötigte Datensätze gelöscht. In der Tabelle werden die Daten einfach nur geammelt. In der Tabelle findet keine Sortierung statt und somit könnte Herr Claus vor Herrn Braun und Herrn Abt stehen.

Aus diesem Grund stehen für die Ansicht der Daten sogenannte Abfragen zur Verfügung. So besteht die Möglichkeit die Daten unserer Tabelle T2_Mitglied in verschiedenen Abfragen unterschiedlich auszuwerten.

  • Ein Abfrage könnte alle Mitglieder nach Namen sortiert (A-Z oder Z-A) auflisten.
  • Eine zweite Abfrage könnte alle Mitglieder nach Alter anzeigen.
  • Ein dritte Abfrage alle Mitglieder die jünger als 18 Jahre sind (Jugendliche mit geringerem Beitragssatz).
  • Eine weitere Abfrage könnte die Berechnung von Beitragsätzen oder dem Alter (auf Grundlage des Geburtsdatum) beinhalten.

 

 

Die Formulare - Bequemes Arbeiten in der Eingabemaske

Je mehr Felder eine Tabellen/Abfragen besitzt, desto unübersichtlicher wird die Liste, bzw. die Bearbeitung der Datensätze. In einem Formular hingegen, können die Informationen für einen Datensatz viel besser dargestellt werden, was die Eingabe und Änderung der Daten vereinfacht. Die Daten stammen aus der Tabelle und als Gundlage für des Formular wählt man am besten eine Abfrage aus.

 

 

Die Berichte - Zu Papier gebracht

Nun möchten wir aber auch bestimmte Daten in unterschiedlicher Form zu Papier bringen. Hierfür stellen Datenbanksysteme sogenannte Berichte zur Verfügung. Mit Hilfe von Berichtsgeneratoren, können wir ähnlich wie bei den Formularen die Felder frei auf dem zur Verfügung stehendem Bereich (z.B. A5 oder A4 Hoch- bzw. Querformat) platzieren.

  • Die Daten werden meist in Listenform (Auflistung aller Mitglieder in Hoch- und Querformat),
  • in Datensatz Gruppen (z.B. die Mitglieder sind nach Wohnort aufgelistet und die Daten des Mitglieds stehen unterinander) oder
  • sind stehen in Briefformat zur Verfügung (z.B. Einladung oder Beitragsbescheinigung).

 

 

Eine gute Beziehung ist gold wert- Zu Papier gebracht

Im Menü Extra->Beziehungen werden mit dem Befehl "Tabellen hinzufügen" die einzelnen Tabellen über ihre IDs miteinander verbunden (Link). Dabei besitzt in der Regel eine Tabelle ein Feld mit einem frei definierten  Feldnamen (z.B. ID-Nr, Kunden-Nr oder Artikel-Nr ) mit einem "Autowert", also einem Feld mit einer Zahl die jedesmal beim Anlegen eines neuen Datensatz eine Zahl hinzufügt (z.B. der aktuelle Datensatz hat die ID-Nr 209, der neue Datensatz die ID-Nr 210).

Die mit dem Autowert verbundene andere Tabelle benöntigt ebenfalls ein Feld mit einem Zahlenwert, jedoch ohne einem Autowert. Denn die Haupttabelle übergibt der mit ihr verbunden Tabelle ihre ID, diese kann in der verbunden Tabelle nur einmal vorkommen oder aber auch mehrfach vergeben werden. Beispiel Das Hauptmitglied in Tabelle "T2_Mitglied" gibt es nur einmal, aber es kann in der Tabelle "T2_MitgliedFamilie" mehrere Familienmitglieder haben. Weiteres Beispiel, in einer Artikeldatenbank kommt ein Lieferant nur einmal vor, der aber hat viele Artikel.